Die Eventbranche befindet sich im Wandel. Während klassische Agenturen Events individuell planen, gestalten und technisch umsetzen, setzen immer mehr Unternehmen auf Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen wie ONevents – digitale Plattformen, die Eventmanagement standardisieren, automatisieren und skalierbar machen. Der Unterschied ist grundlegend: SaaS steht für Prozess-Effizienz und Kontrolle, Agenturmodelle für manuelle Dienstleistung.

1. Standardisierte Prozesse statt Einzellösungen

Agenturen entwickeln für jedes Event meist neue Webseiten, Formulare und E-Mail-Strecken. Das kostet Zeit und führt zu Abhängigkeiten.
SaaS-Eventplattformen wie ONevents stellen dagegen vordefinierte, wiederverwendbare Module bereit – Registrierung, Agenda, Interaktionen, Badges, Feedback usw.

Ergebnis: Neue Events lassen sich in Stunden statt Wochen aufsetzen.

2. Unabhängigkeit und Eigenverantwortung

Mit SaaS behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Events.

• Inhalte, Designs und Abläufe lassen sich intern anpassen.
• Es sind keine Agentur-Freigaben oder kostspieligen Change Requests nötig.
• Teams können spontan Änderungen durchführen – auch während des Events.

Das steigert Reaktionsgeschwindigkeit und spart externe Abstimmungskosten.

3. Automatisierung statt Handarbeit

Viele Schritte, die in Agenturprojekten manuell erledigt werden, laufen bei SaaS automatisch:

• Teilnehmerkommunikation (z. B. Erinnerungsmails, Tickets)
• Check-in & Badge-Erstellung
• Echtzeit-Auswertungen
• Synchronisierung mit CRM- oder HR-Systemen

ONevents nutzt Automationen, Trigger und Vorlagen, um standardisierte Prozesse zu digitalisieren – so sinken Aufwand und Fehlerquote.

4. Transparente Kostenstruktur

Agenturleistungen sind meist projektbasiert und variabel, während SaaS-Lösungen planbare monatliche oder jährliche Lizenzkosten bieten.
Das bedeutet:

• Keine versteckten Zusatzkosten für Anpassungen
• Günstigere Skalierung bei vielen Events
• Bessere Budgetplanung durch feste Lizenzmodelle

SaaS ist eine Investition in Infrastruktur statt in wiederkehrende Einmalprojekte.

5. Skalierbarkeit und Wiederverwendung

Ein zentraler Vorteil von ONevents liegt in der Skalierbarkeit.
Ob internes Meeting, virtuelle Konferenz oder hybrides Großevent – dieselbe Plattformstruktur lässt sich beliebig erweitern.
Design, Module und Workflows sind wiederverwendbar und anpassbar an Corporate Design und Sprache.

Das schafft Effizienz über Abteilungen, Standorte und Länder hinweg.

6. Echtzeit-Analysen und kontinuierliche Verbesserung

Während Agenturen nach dem Event oft manuell Reports liefern, bietet ONevents Live-Daten und Auswertungen direkt im Dashboard:

• Registrierungen
• Teilnahmequoten
• Interaktionsraten
• Feedback-Ergebnisse
• Conversion Rates

Diese Daten ermöglichen lernende Organisationen – Events werden messbar und kontinuierlich optimiert.

7. Integration ins Unternehmens-Ökosystem

SaaS-Plattformen lassen sich über Schnittstellen (API, Webhooks) direkt mit CRM-, HR- und Marketing-Systemen verbinden.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Datenfluss zwischen Eventmanagement, Teilnehmerverwaltung und Unternehmenskommunikation.

ONevents wird damit Teil der digitalen Wertschöpfungskette – nicht nur eine Einzellösung.

Fazit

Agenturen bleiben wertvoll, wenn es um Kreativkonzepte, Design oder Spezialproduktionen geht. Doch in der operativen Eventorganisation bietet SaaS unschlagbare Vorteile: Geschwindigkeit, Skalierbarkeit, Kostenkontrolle und Datenhoheit.

ONevents kombiniert das Beste aus beiden Welten: eine leistungsstarke SaaS-Plattform mit der Möglichkeit, Agenturen als kreative Partner einzubinden.

So werden Events nicht nur schöner – sondern auch effizienter, nachhaltiger und planbarer.