Workflow: Event-Anmeldung mit Enrollment in ONevents einrichten

Mit dem neuen Enrollment können Teilnehmer:innen sich über ihre E-Mail-Adresse bei einem Event anmelden. ONevents prüft automatisch, ob der User bereits im Space vorhanden ist, ob er schon beim Event angemeldet wurde und welche Daten noch ergänzt werden müssen.

Dieser Workflow zeigt Schritt für Schritt, wie der Enrollment-Prozess eingerichtet und genutzt werden kann.

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Ziel des Workflows #

Am Ende dieses Workflows gibt es eine individuell gestaltete Anmeldeseite, über die Gäste sich mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden können.

Je nach Status des Users führt ONevents automatisch den passenden Ablauf aus:

• vorhandener User wird erkannt
• neue User werden angelegt
• E-Mail-Verifizierung kann aktiviert werden
• fehlende Daten werden im First Login abgefragt
• nach erfolgreichem First Login ist der User beim Event angemeldet

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Schritt 1: Event vorbereiten #

Zuerst wird das gewünschte Event in ONevents angelegt oder geöffnet.

Dabei sollten die grundlegenden Eventdaten bereits vorhanden sein, zum Beispiel:

• Eventname
• Datum
• Veranstaltungsort oder Online-Link
• Teilnehmergruppen
• benötigte User-Daten
• Sessions, falls eine Sessionauswahl vorgesehen ist

So kann der Enrollment-Prozess später direkt mit dem richtigen Event verbunden werden.

[Screenshot 1: Event-Grundeinstellungen]
Beschreibung: Ansicht der Event-Einstellungen mit Name, Datum und grundlegenden Eventinformationen.

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Schritt 2: Enrollment als Anmeldemethode aktivieren #

Im nächsten Schritt wird für das Event die Anmeldung über Enrollment aktiviert.

Enrollment sorgt dafür, dass Teilnehmer:innen nicht sofort ein vollständiges Formular ausfüllen müssen, sondern zuerst ihre E-Mail-Adresse angeben.

ONevents verwendet diese E-Mail-Adresse, um den User im Space zu suchen und den weiteren Ablauf automatisch zu steuern. Wird das Enrollment aktiviert, ist die Startseite die Anmeldungs/Enrollement-Seite. Die weitere Konfiguration findet im Event selbst statt.

Event erstellen klicken.

[Screenshot 2: Enrollment aktivieren]
Beschreibung: Admin-Einstellung, in der Enrollment als Anmelde- oder Authentifizierungsmethode für das Event aktiviert wird.

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Schritt 3: E-Mail-Verifizierung festlegen #

Nun wird festgelegt, ob die E-Mail-Adresse verifiziert werden muss.

Diese Option kann aktiviert werden, wenn sichergestellt werden soll, dass die angegebene E-Mail-Adresse wirklich zur jeweiligen Person gehört.

Ist die Verifizierung aktiv, erhält der User eine E-Mail mit einem Link. Erst nach dem Klick auf diesen Link wird der User zur First-Login-Seite weitergeleitet.

[Screenshot 3: Verifizierung aktivieren]
Beschreibung: Einstellung zur Aktivierung der E-Mail-Verifizierung für den Enrollment-Prozess.

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Schritt 4: Enrollment-Seite gestalten #

Die Enrollment-Seite ist die erste Seite, die Teilnehmer:innen sehen.

Diese Seite kann wie gewohnt individuell gestaltet werden. Wichtig ist, dass das E-Mail-Feld über den passenden Platzhalter eingebunden wird. Es kann auch die Standard-Seite die systemseitig bereitgestellt wird verwendet werden.

Mögliche Inhalte der Enrollment-Seite:

• kurze Erklärung zur Anmeldung
• E-Mail-Eingabefeld
• Hinweis zur Verifizierung
• Datenschutz- oder Teilnahmehinweise
• Button zum Fortsetzen
• Eventbranding
• Logo, Farben und Hintergrundbilder

Beispieltext für die Seite:

Geben Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse ein, um mit der Anmeldung zum Event zu starten. Falls Ihre E-Mail-Adresse bereits bekannt ist, werden Ihre vorhandenen Daten geladen. Fehlende Informationen können Sie im nächsten Schritt ergänzen.

[Screenshot 4: Gestaltete Enrollment-Seite]
Beschreibung: Frontend-Ansicht der Enrollment-Seite mit Branding, Beschreibungstext und E-Mail-Eingabefeld.

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Schritt 5: First-Login-Seite vorbereiten #

Nach der E-Mail-Prüfung oder Verifizierung wird der User zur First-Login-Seite weitergeleitet.

Diese Seite ist der zentrale Schritt im Enrollment-Prozess. Hier werden bereits vorhandene Daten angezeigt und fehlende Informationen abgefragt.

Die First-Login-Seite kann ebenfalls komplett individuell gestaltet werden.

Mögliche Inhalte:

• Name
• Firma
• Position
• Telefonnummer
• Adresse
• individuelle Zusatzfelder
• Datenschutz-Zustimmung
• Teilnahmebedingungen
• Sessionauswahl
• persönliche Interessen
• Fragen zur Veranstaltung

[Screenshot 5: First-Login-Seite bearbeiten]
Beschreibung: Editor-Ansicht der First-Login-Seite mit Platzhaltern für User-Datenfelder und Eventinformationen.

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Schritt 6: Benötigte User-Daten als Felder einbauen #

Nun werden jene Datenfelder eingebunden, die für das Event benötigt werden.

Dabei können alle relevanten User-Daten abgefragt werden. Felder, die bereits vorhanden sind, können vorausgefüllt angezeigt werden. Fehlende Daten werden vom User ergänzt.

Beispiele:

• Vorname
• Nachname
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Abteilung
• Funktion
• individuelle Eventfragen

Dieser Schritt ist besonders nützlich, wenn User bereits im Space vorhanden sind, aber für ein neues Event noch zusätzliche Informationen benötigt werden.

[Screenshot 6: User-Datenfelder]
Beschreibung: First-Login-Seite mit vorausgefüllten und leeren Datenfeldern, die vom User ergänzt werden können.

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Schritt 7: Sessionauswahl einbinden #

Falls das Event mehrere Sessions, Workshops oder Programmpunkte enthält, kann auch die Sessionauswahl direkt im First Login eingebunden werden.

Dadurch wählen Teilnehmer:innen ihre gewünschten Sessions bereits während der Anmeldung aus.

Beispiele:

• Workshop-Auswahl
• Zeitslot-Auswahl
• parallele Sessions
• begrenzte Plätze
• persönliche Agenda

[Screenshot 7: Sessionauswahl]
Beschreibung: Ansicht der Sessionauswahl innerhalb der First-Login-Seite mit auswählbaren Programmpunkten.

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Schritt 8: Verifizierungsmail gestalten #

Wenn die E-Mail-Verifizierung aktiviert ist, sollte auch die Verifizierungsmail vorbereitet werden.

Die Mail sollte kurz erklären, warum der User sie erhält und was als nächstes zu tun ist.

Beispieltext:

Betreff: Bitte bestätigen Sie Ihre Anmeldung

Text:
Hallo,
bitte bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, um mit der Anmeldung zum Event fortzufahren. Nach der Bestätigung können Sie Ihre Daten prüfen, fehlende Informationen ergänzen und Ihre Anmeldung abschließen.

Button: Anmeldung fortsetzen

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Schritt 9: Anmeldung testen #

Vor der Veröffentlichung sollte der gesamte Enrollment-Prozess getestet werden.

Dabei sollten mehrere Fälle geprüft werden:

Testfall 1: User ist bereits im Space vorhanden #

Der User gibt seine E-Mail-Adresse ein. ONevents erkennt den vorhandenen User und sendet bei aktivierter Verifizierung eine E-Mail. Nach Klick auf den Link wird der User zur First-Login-Seite weitergeleitet.

Testfall 2: User ist noch nicht vorhanden #

Der User gibt seine E-Mail-Adresse ein. ONevents legt den User neu an und leitet ihn je nach Einstellung direkt oder nach Verifizierung zum First Login weiter.

Testfall 3: User ist bereits beim Event angemeldet #

ONevents erkennt, dass der User bereits beim Event angemeldet ist. Je nach Konfiguration kann der User entsprechend weitergeleitet oder informiert werden.

Testfall 4: Fehlende Daten werden ergänzt #

Der User ergänzt fehlende Daten auf der First-Login-Seite. Nach erfolgreichem Abschluss ist er beim Event angemeldet.

Schritt 10: Enrollment-Seite veröffentlichen #

Nach erfolgreichem Test kann die Enrollment-Seite veröffentlicht und an die Zielgruppe kommuniziert werden.

Mögliche Einsatzorte:

• Event-Website
• Einladung per E-Mail
• Newsletter
• Social Media
• Intranet
• QR-Code auf Printmaterialien
• persönliche Einladungslinks

Teilnehmer:innen starten die Anmeldung dann direkt über die Enrollment-Seite.

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Ergebnis des Workflows #

Nach Abschluss dieses Workflows steht ein vollständiger Enrollment-Prozess zur Verfügung.

Teilnehmer:innen können sich einfach mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden. ONevents übernimmt automatisch die Prüfung vorhandener User, die optionale Verifizierung und die Weiterleitung zum First Login.

Nach erfolgreichem Abschluss des First Logins ist der User beim Event angemeldet.

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Zusammenfassung #

Der Enrollment-Workflow besteht aus folgenden Schritten:

1. Event vorbereiten
2. Enrollment aktivieren
3. E-Mail-Verifizierung festlegen
4. Enrollment-Seite gestalten
5. First-Login-Seite vorbereiten
6. User-Datenfelder einbauen
7. Sessionauswahl einbinden
8. Verifizierungsmail gestalten
9. Anmeldung testen
10. Enrollment-Seite veröffentlichen

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CTA #

Mit Enrollment wird die Anmeldung zu Events in ONevents klarer, sicherer und flexibler.
Der Workflow eignet sich besonders für Events mit bestehenden Teilnehmerdaten, wiederkehrenden Gästen, individuellen Datenabfragen und Sessionauswahl.