Mit dem E-Mail-Modul schickst du Rundmails an die Gäste deines Events, etwa ein Save the Date, eine Einladung oder das Programm. In diesem Workflow erstellst du die E-Mail, testest sie und verschickst sie dann an alle Gäste.
Vorab vorbereiten #
- Betreff: kurz und informativ, er steht in der Betreffzeile beim Empfänger
- Text: mit Formatierung, Links und Platzhaltern für die persönliche Ansprache
- Anhang (optional), z. B. Programmheft oder Broschüre
Plane mehrere E-Mails am besten in einem Mailing-Plan: Was geht wann an wen?
Schritt 1: E-Mail erstellen #
1. Öffne im Event den Menüpunkt E-Mails und klicke auf Neue E-Mail erstellen → Leeres Element erstellen. Hast du eine passende Vorlage, wähle Aus Vorlage erstellen.
2. Gib im Reiter Allgemein einen internen Namen, den Betreff und den Text ein. Über Platzhalter einfügen setzt du z. B. Anrede, Vorname oder den persönlichen Login-Link ein. Diese werden beim Versand für jeden Gast ersetzt.
3. Wähle im Reiter Empfänger unter Adressen zunächst Administratoren. Achtung: Voreingestellt ist Alle.
4. Klicke auf Neue E-Mail erstellen. Die E-Mail wird gespeichert, aber noch nicht verschickt.
Schritt 2: Testen #
1. Klicke in der gespeicherten E-Mail unten auf An mich senden. Du bekommst die E-Mail an deine eigene Adresse.
2. Prüfe Betreff, Text, Links, Anhang und ob die Platzhalter richtig ersetzt werden.
3. Passe die E-Mail bei Bedarf an und speichere mit E-Mail bearbeiten.
Schritt 3: An alle Gäste senden #
1. Stelle im Reiter Empfänger die Adressen auf Gäste. Mit den weiteren Filtern kannst du den Kreis einschränken, z. B. nur Gäste mit einem bestimmten Tag, nur Gäste mit oder ohne Login oder nur Teilnehmer einer Session.
2. Speichere mit E-Mail bearbeiten.
3. Klicke in der E-Mail-Liste bei deiner E-Mail auf Senden.
4. Es erscheint die Rückfrage „Wollen Sie die E-Mail … wirklich versenden?“. Mit Anzahl Empfänger kalkulieren siehst du vorher, wie viele Personen die E-Mail bekommen.
5. Klicke auf Senden.
Tipp: Wenn du die getestete Fassung aufheben willst, schalte in der Liste den Duplizierungsmodus ein und kopiere die E-Mail, bevor du die Empfänger änderst.
Zeitgesteuert oder automatisch versenden #
- Geplanter Versand: Im Reiter Geplanter Versand legst du mit Geplant für Datum und Uhrzeit fest.
- Automatisch: Im Reiter Bei Tag oder Event ausgelöst geht die E-Mail automatisch raus, bei einem Ereignis, z. B. nach einer Registrierung, einer Zahlung oder wenn ein Gast einen bestimmten Tag bekommt. So baust du z. B. eine Bestätigungsmail.
Gut zu wissen #
- Der Anhang eignet sich für Programmhefte, Broschüren oder Kalendereinträge. Einen Kalendereintrag zum Event und das persönliche Badge kannst du auch unter Diverses automatisch anhängen.
- Absender und Aussehen aller E-Mails stellst du unter Einstellungen → E-Mails ein, einen eigenen Mailserver unter SMTP.
Verwandt: E-Mails, Platzhalter, Tags, Ein gutes Bestätigungsmail schreiben
