Badges gehören bei den meisten Veranstaltungen zum Standard. Sie helfen beim Check-in, erleichtern die Orientierung und schaffen eine einfache Möglichkeit, sich gegenseitig kennenzulernen. Damit sie zuverlässig funktionieren und nicht zur zusätzlichen Baustelle im Eventprozess werden, ist eine einfache und flexible Lösung hilfreich – zum Beispiel direkt integriert in ONevents.
Badges automatisch aus Teilnehmerdaten erstellen
Sobald sich Teilnehmer:innen über ONevents registrieren, können ihre Daten direkt für die Erstellung von personalisierten Badges genutzt werden. Name, Firma, Position, Rollen, Tags oder Icons lassen sich individuell einfügen – genau so, wie es zur Veranstaltung passt.
Ein zentrales Element ist der automatisch generierte QR-Code:
Dieser ist eindeutig pro Person und kann etwa für den Einlass, den Check-in, die Teilnahme an Sessions oder Interaktionen über die Web-App genutzt werden. Der QR-Code wird direkt im Badge-Design platziert und kann – je nach Wunsch – zentral oder dezent eingebunden werden.
Alle Badges können als PDF-Dateien exportiert oder direkt per E-Mail verschickt werden – zum Beispiel zur Vorab-Selbstdruck-Möglichkeit für Teilnehmer:innen.
Welche Druckoption passt zum Event?
Je nach Veranstaltung gibt es unterschiedliche Wege, Badges auch physisch bereitzustellen. Hier ein Überblick über drei bewährte Möglichkeiten, die sich gut in ONevents integrieren lassen:
1. Etikettendruck auf Blanko-Badges
Diese Variante ist besonders praktisch für Events mit vielen Teilnehmenden oder wenn Badges erst beim Check-in ausgestellt werden sollen. Die Idee:
Die Badge-Daten werden direkt vor Ort mit einem Etikettendrucker auf selbstklebende Etiketten gedruckt, die anschließend auf neutrale Blanko-Badges geklebt werden. Auch der QR-Code ist dabei selbstverständlich mit drauf.
Viele Veranstalter:innen nutzen dafür Geräte wie die Brother QL-Serie oder Zebra-Drucker. Wenn kein eigener Drucker vorhanden ist, lohnt sich ein Blick in die ONevents Community – dort kann man sich passende Geräte ausleihen oder Anbieter finden, die den Druck vor Ort übernehmen.
2. Laserdruck auf vorgestanzten A4-Bögen
Für kleinere Events oder dann, wenn nur ein Standarddrucker zur Verfügung steht, eignen sich vorgestanzte A4-Bögen gut. Diese können mit einem herkömmlichen Laserdrucker bedruckt werden, wobei der Badge auf einer vorgestanzten Fläche platziert ist, die sich herauslösen oder zusammenfalten lässt.
ONevents bietet Vorlagen für gängige Formate und sorgt dafür, dass alle Informationen – inklusive QR-Code – sauber an der richtigen Stelle sitzen.
3. Badges bei einer Druckerei beauftragen
Wenn das Badge besonders hochwertig wirken soll oder keine Zeit für den Druck vor Ort bleibt, kann die Produktion auch an eine Druckerei ausgelagert werden. ONevents ermöglicht den Export aller nötigen Druckdaten, sodass Druckdienstleister direkt loslegen können – auf Wunsch auch mit individuellen Layouts oder speziellen Materialien.
Ein System, viele Möglichkeiten
Ob digital oder gedruckt, ob im Vorfeld oder direkt vor Ort – mit ONevents können Badges flexibel an die Gegebenheiten des Events angepasst werden. Besonders hilfreich ist dabei, dass der QR-Code von Anfang an integriert ist und so auch weitere Funktionen wie Check-in, Zutrittskontrolle oder Interaktion unterstützt werden können.
Viele Veranstalter:innen kombinieren den Badge-Prozess auch mit anderen ONevents-Modulen – etwa mit dem Teilnehmermanagement, dem digitalen Leitsystem oder automatisierten E-Mail-Versand. So entsteht ein durchgängiger Ablauf mit weniger manuellem Aufwand.
Fazit
Badges müssen nicht kompliziert sein. Wer früh überlegt, wie sie eingesetzt werden sollen, hat mit ONevents eine verlässliche Grundlage, um sie ohne zusätzlichen Stress zu erstellen und bereitzustellen – ob als PDF, Etikett, vorgestanzter Druck oder fix-fertig aus der Druckerei.
Wenn du dir unsicher bist, welche Variante für dein nächstes Event am besten passt, hilft oft schon ein kurzer Austausch mit anderen Veranstalter:innen. Die ONevents Community ist genau dafür da.
